No dia 9 de junho de 2021, foi publicada em Diário da República, a Portaria n.º 121/2021, que regulamenta o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais que entra em vigor no dia 9 de dezembro de 2021.
O presente diploma vem no seguimento do previsto no Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, e no artigo 43.º-B do Código do Registo Predial, que determina a adoção de medidas que promovam a reorganização dos sistemas de arquivo eletrónico de documentos notariais para permitir a sua consulta eletrónica mediante a um código de acesso à certidão permanente.
Deste modo, e conforme a presente Portaria, encontram-se obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico:
- Os documentos lavrados por notário, e que abrangem testamentos públicos, instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais, e, escrituras públicas que têm de ser participados à Conservatória dos Registos Centrais;
- Os documentos particulares autenticados por notário que não titulem atos sujeitos a registo predial;
- Os documentos lavrados por notário que envolvam aceitação, ratificação, retificação, alteração ou revogação de documento previamente arquivado eletronicamente.
Por outro lado, podem estar sujeitos a esta modalidade de arquivo, mediante pedido de qualquer interessado: os instrumentos de atas de reunião de órgãos sociais; os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações, criada pelo artigo 1.º da Lei n.º 19/2008, de 21 de abril; os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados. Esta modalidade pode ficar condicionado até um período máximo de seis meses após a entrada em vigor da presente portaria.
Os supramencionados documentos devem ser arquivados na data da elaboração, exceto em caso de dificuldade técnica respeitante ao funcionamento da plataforma eletrónica, o arquivo deve ser efetuado nas 48 horas seguintes e mencionado em documento instrutório anexo, lavrado pelo notário ou por trabalhador autorizado, o motivo da impossibilidade.
A plataforma eletrónica a utilizar para o arquivo eletrónico dos documentos é disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários. De modo que, o acesso e a prática dos atos naquela plataforma são efetuados de acordo com os perfis de acesso definidos pela Ordem dos Notários, sendo a autenticação dos notários e trabalhadores devidamente autorizados efetuada mediante certificado digital qualificado.
Os documentos arquivados têm de o ser em PDF e num só ficheiro, bem como ser associados quando tenham relação com documentos previamente arquivados.
Com o referido arquivo eletrónico, é disponibilizado um comprovativo e uma certidão notarial permanente.
A certidão dos documentos é consultada (e pedida) no endereço www.notarios.pt, através da utilização de um código de acesso, o qual durante o seu prazo de validade (um ano) dispensa a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada.
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