A Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD) procedeu, através da Deliberação n.º 1039/2017, à alteração parcial da Deliberação n.º 629/2010, no que concerne ao prazo máximo de conservação das gravações de chamadas realizadas com a finalidade de prova das transacções comerciais e quaisquer outras comunicações respeitantes à relação contratual.
O aumento da celebração de contratos à distância, bem como a evolução tecnológica, que tem permitido às empresas a utilização de mecanismos mais eficazes para prova de transacções comerciais e comunicações efectuadas no âmbito de relações contratuais (conservação e gravação de chamadas telefónicas), justificam o interesse dos responsáveis pelo tratamento deste tipo de dados pessoais na conservação das gravações por períodos superiores aos máximos previstos na Deliberação 629/2010 (fixados em 30 dias para dados pessoais resultantes da gravação de chamadas para efeitos de monitorização da qualidade do serviço e em 90 dias para dados resultantes da gravação de chamadas para prova de transacções comerciais e outras comunicações respeitantes à relação contratual e, ainda, no âmbito de situações de emergência).
A CNPD entende agora que o prazo máximo de 90 dias se revela insuficiente e que, por isso, deve ser ajustado em conformidade, considerando, designadamente, a circunstância de a lei definir prazos distintos de conservação de gravações de chamadas em determinados sectores de actividade e, ainda, o reconhecimento da conservação da gravação de chamadas enquanto meio paritário que permite aos sujeitos da relação contratual a realização da legítima prova das transacções comerciais e outras comunicações concernentes à relação contratual.
Com efeito, há já cerca de cinco anos atrás, no âmbito de um recurso que a ABC LEGAL apresentou exactamente quanto ao período de conservação de 90 dias concedido numa Autorização dada pela CNPD para a finalidade de prova das transacções comerciais e quaisquer outras comunicações respeitantes à relação contratual, foi conseguido que tal período fosse estendido para os 7 anos agora previstos na Deliberação n.º 1039/2017 de 27 de Julho de 2017 para tal finalidade.
Assim, ao abrigo da Deliberação n.º 1039/2017, as gravações de chamadas realizadas com a finalidade de prova das transacções comerciais e quaisquer outras comunicações respeitantes à relação contratual, serão conservadas nos termos seguintes:
- Nos contratos celebrados à distância, as gravações de chamadas podem ser conservadas por um prazo máximo de 24 meses (acrescido de prazo de caducidade ou prescrição);
- Nos contratos celebrados à distância relativos à actividade seguradora, o prazo de conservação das gravações de chamadas deve coincidir com o período de duração da relação contratual, sendo admitida a conservação até ao cumprimento de todas as obrigações emergentes do contrato;
- Nos contratos concernentes a comunicações electrónicas em que sejam estabelecidos períodos de fidelização, as gravações devem ser conservadas pelo responsável pelo tratamento durante o período de vigência acordado (6, 12 ou 24 meses), acrescido do correspondente prazo de caducidade e de prescrição (6 meses), sendo que, independentemente do período de fidelização acordado e da possibilidade de refidelização, esse período não poderá ultrapassar o limite máximo de 30 meses;
- Nos casos em que se verifique a cessação do contrato de comunicações electrónicas a gravação de chamadas só é conservada pelo prazo de 6 meses, contado a partir do momento em que ocorre a cessação do vínculo contratual, sendo o responsável pelo tratamento obrigado a proceder à eliminação da gravação das chamadas porquanto as mesmas se tornaram desnecessárias face à finalidade que justificou a sua recolha;
- No âmbito das operações financeiras, e ao abrigo do que estabelece a Lei n.º 25/2008, de 5 de Julho (Lei do Combate ao Branqueamento de Capitais e do Financiamento ao Terrorismo), o prazo de conservação de quaisquer documentos, registos ou dados, incluindo as gravações de chamadas, com a finalidade de combate ao branqueamento de vantagens de proveniência ilícita e ao financiamento ao terrorismo é de 7 anos, a contar da execução das respectivas operações. Para efeitos de prova de transacções comerciais e outras comunicações respeitantes à relação contratual, os responsáveis pelo tratamento estão adstritos à observância do prazo geral de conservação.